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HR請注意!新人入職四大注意事項

  最近,隨著新冠降級“乙類乙管”,以及又一年“金三銀四”的到來,各行業迎來復蘇。不少企業開始擴大用工,企業又會迎來一輪入職高峰。作為一名優秀的HR,在迎接新員工時,要注意以下事項。

新員工入職

  一、及時簽署勞動合同

  簽訂勞動合同,是員工入職的第一步。依據《勞動合同法》,企業需在員工入職1個月內與員工訂立書面勞動合同,否則可能面臨向員工支付二倍工資的風險。如果企業入離職人員較多,地區分散,可以使用電子勞動合同,實現合同的及時簽署。

  在簽訂勞動合同時,也有幾個注意事項:

  1.試用期約定

  試用期是企業與員工的雙向選擇時期,但期限不能無限延長,根據《勞動合同法》規定:在試用期次數上,同一用人單位與同一勞動者有且只能約定一次試用期。試用期的工資,則不得低于本單位相同崗位最低檔工資或者勞動合同約定工資的百分之八十,并不得低于用人單位所在地的最低工資標準。

  2.個人信息保護

  2021年《中華人民共和國個人信息保護法》執行,第十七條要求:個人信息處理者在處理個人信息前,應當以顯著方式、清晰易懂的語言真實、準確、完整地向個人告知下列事項:

  (一)個人信息處理者的名稱或者姓名和聯系方式;

  (二)個人信息的處理目的、處理方式,處理的個人信息種類、保存期限;

  (三)個人行使本法規定權利的方式和程序;

  (四)法律、行政法規規定應當告知的其他事項。

  前款規定事項發生變更的,應當將變更部分告知個人。個人信息處理者通過制定個人信息處理規則的方式告知第一款規定事項的,處理規則應當公開,并且便于查閱和保存。如果企業違規處理員工個人信息,可能會面臨罰款等嚴厲處罰。

  因此,企業獲取員工的個人信息時,需要取得員工的同意并告知對于個人信息的使用范圍、聯系方式以及刪除時間。

  3.競業限制條款

  對于入職重要崗位的員工,企業會與員工約定競業限制或保密條款。但是在與員工約定了相應責任的同時,企業也需要注意,條款中需約定支付競業限制金和保密工資,如果單位不支付或代價不對等,則協議條款無效。

  《勞動合同法》第二十三條:用人單位與勞動者可以在勞動合同中約定保守用人單位的商業秘密和與知識產權相關的保密事項。對負有保密義務的勞動者,用人單位可以在勞動合同或者保密協議中與勞動者約定競業限制條款,并約定在解除或者終止勞動合同后,在競業限制期限內按月給予勞動者經濟補償。勞動者違反競業限制約定的,應當按照約定向用人單位支付違約金。

  二、做好入職體檢

  入職體檢既能讓企業確認新員工身體狀況是否適合從事工作,又能幫助企業提前發現員工潛在疾病風險。

  在體檢項目設置上,一般包括:外科檢查、內科檢查、血常規、肝功能、腎功能、胸部透視、心電圖及眼科檢查。乙肝、孕檢、HIV等項目的檢查,則需事先征得員工同意,且不可強行要求。對于從事醫療、食品、化妝品、公共場所經營等領域的特殊行業,則需遵循相關規范,進行傳染病、結核、肝炎、皮膚病等特殊檢查。

  如果企業希望排除員工“帶病入職”的風險,可以與員工約定,體檢合格后,再發Offer,并在Offer中增加“如體檢不合格者,本公司不予錄用”條款。

  三、及時繳納社保

  員工入職后,HR要在30日內為員工繳納社保。對于未及時繳納社保的后果,員工離職申請仲裁,企業會面臨補繳及支付經濟補償金的風險。員工在此期間發生工傷,企業可能面臨高額的賠償費用。

  《社會保險法》第五十八條規定:用人單位應當自用工之日起30日內為其職工向社會保險經辦機構申請辦理社會保險登記。未辦理社會保險登記的,由社會保險經辦機構核定其應當繳納的社會保險費。不少企業會在員工入職時,與員工約定不交社保,直接把個人部分社保金額隨工資發放,并讓員工簽署放棄社保的相關協議。但從實踐角度,一旦員工離職后申請仲裁,企業都會面臨補繳及罰款。

  四、做好入職引導

  員工入職后的第一天、第一周、第一個月是員工的不穩定期,在此期間,HR要特別注意對新員工的引導和關注:

  1.入職培訓

  介紹公司的使命、愿景、價值觀,讓員工實現工作認同;介紹公司組織架構和部門主要職責、分工,讓員工了解公司整體架構;介紹公司的管理制度及員工手冊,讓員工了解公司的考勤、加班、休假、考核、財務等相關管理制度,以及各類管理規范、投訴及申訴機制;另外,針對《婦女權益保障法》的規定,企業還需將預防和制止性騷擾寫入規章制度,明確性騷擾的定義、表現形式,并規定性騷擾防止措施、申訴程序及懲戒辦法等,明確企業的價值導向。

  2.生活安排

  HR需要提前協同相關部門做好員工辦公位置安排、工卡、辦公用品準備、以及電腦、手機、系統權限、郵箱、座機電話開設。有宿舍等福利的,也要做好相應的對接。還可將員工常見問題做成入職引導手冊或文檔,方便員工隨時查詢。如公司附近的主要商業設施、醫療機構、公司通訊地址等。同時,員工入職期間也是向員工充分介紹企業福利的機會。HR可將企業福利項目、享受方式等進行充分講解,讓員工快速了解,及時享受。

  3.工作計劃

  向員工明確工作目標,可以讓員工工作更有方向。由部門主管或部門指定的導師在員工入職期間,進行工作指導,也能讓員工更快進入工作狀態,遇到困難能快速尋求幫助。

  隨著政策的不斷完善,企業在員工入職階段的工作也要持續調整,如收集員工信息時,需遵循《個人信息保護法》規定,員工手冊及培訓中,需加強《婦女權益保障法》相關內容的落地。同時,在政策執行上,也要愈發規范,如入職體檢項目設置要更合理、勞動合同及時簽署、社保及時繳納。

  在日常操作中,企業可將入職及社保繳納等工作流程外包給專業的人力資源供應商,通過系統化、流程化的標準服務,幫助企業規避入職中的風險,及時根據政策變化,調整入職流程。

 

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作者:中國勞動關系網 來源:《中國勞動關系網》 時間: 2023-03-16 11:36

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